Översikt

Hantera tillgänglighet

Innan du har gjort några inställningar kring tillgänglighet på dina resurser så kommer de inte att vara tillgängliga för bokning. Du måste alltså manuellt gå in och lägga till tid som dina resurser ska kunna bokas.

Förmodligen jobbar varje person mellan specifika tider och därför är det viktigt att du ställer in hur varje person är tillgänglig.


Ställ in tillgänglighet

Tillgänglighet och frånvaro hanteras och från kalendervyn precis som bokningar. Gå in på kalendern genom att klicka på fliken Tidsbokning i huvudmenyn. I första läget kommer du att komma till den vanliga bokningskalendern där du ser alla bokningar. Klicka nu på knappen med en klocka i längst upp till höger.

Klicka på knappen med klockan för att hantera tillgänglighet.

Du kommer nu till en ny kalendervy där du kan lägga till bokningsbar tid i kalendern för en utvald resurs. Resursen växlar du som bekant genom att ändra namn i fältet med resursernas namn upp till vänster.

Bilden visar en tom kalender utan bokningsbar tid,

Så länge ingen bokningsbar tid är tillagd i resursens kalender så är denne inte bokningsbar från bokningssidan. För att lägga till bokningsbar tid klickar du på den blå knappen uppe till höger med texten Skapa ny. Du kan också precis som när du lägger till bokningar klicka på ett klockslag i kalendern. Ett nytt formulär kommer nu att dyka upp på skärmen. I fältet Bokningsbar resurs väljer du vilken resurs det gäller. I fälten Startdatum, Starttid, Sluttdatum och Sluttid anger du mellan vilka dagar och klockslag du vill lägga till den bokningsbara tiden. I fältet Typ av händelse väljer du Bokningsbar tid för att ställa in att detta är tid som kunderna ska kunna boka. I fältet Beskrivning kan du göra en anteckning om du vill, du kan också lämna detta fält tomt. För att lägga till den bokningsbara tiden i resursens kalender klickar du sedan på den gröna knappen med texten Skapa.

Lägg till bokningsbar tid

Du kommer nu se att det lagts till ett vitt block i resursens kalender. Detta block representerar tid som resursen jobbar och som kunder kan boka från bokningsmiljön. Resursen kommer inte att vara bokningsbar för tider utanför detta intervall.

På samma sätt som du lagt till bokningsbar tid kan du också lägga till ej bokningsbar tid. Detta gör du genom att återigen klicka på den blå knappen med texten Skapa ny. I formuläret som dyker upp anger du nu istället Ej bokningsbar tid i fältet Typ av händelse. Att lägga till ej bokningsbar tid är främst användbart om du redan lagt till bokningsbar tid och vill göra ett undantag under den tiden. Ett exempel på detta är om din resurs jobbar mellan 08:00 till 17:00. Då kan du först lägga till bokningsbar tid mellan dessa klockslag. Om personen sedan har lunchrast mellan 12:00 och 13:00 kan du lägga till ej bokningsbar tid mellan dessa klockslag. Då kommer kunder inte kunna att boka in resursen på dennes lunchrast.

Bokningsbar och ej bokningsbar tid visas i form av en vit och ett gul markering den vanliga kalendervyn. På så vis kan du enkelt se hur din resurs är schemalagd när du lägger till bokningar manuellt.

Bokningsbar och ej bokningsbar tid markerad i kalendern

Kopiera arbetsschema mellan veckor

Det blir såklart tidskrävande att lägga till ny bokningsbar tid manuellt för varje vecka. Det finns därför en smart funktion som gör det möjligt för dig att kopiera alla bokningsbara tider och ej bokningsbara tider från föregående vecka.

För att kopiera tider från föregående vecka går du först till veckan som du vill kopiera till. Därefter klickar du på den blå knappen med texten Kopiera föregående vecka. Det kommer då dyka upp en ruta. Klicka på Ja fortsätt för att genomföra handlingen och kopiera tiderna. Du kommer nu se att föregående veckans bokningar finns tillagda i den nuvarande.

På detta vis kan du enkelt sätta upp veckoscheman för dina resurser och sedan kopiera dessa för flera veckor framåt i tiden. Du kan sedan göras specifika ändringar för varje vecka om det skulle behövas.

Kopiera arbetsschema från föregående vecka.