Översikt

Hantera bokningar

Alla bokningar som kommer in från kunder eller som du lagt till själv hanterar du enklast från kalendervyn i MoreFlo Apps. Du hittar denna genom att gå in på länken Tidsbokning uppe i huvudmenyn.

Du kommer nu att se en kalender som visar den aktuella veckan. Om det finns bokningar inplanerade under veckan så kommer du se att dessa är tillagda i kalendern. Du kan växla resurs eller välja att visa alla resurser samtidigt genom att ändra värdet i rullisten uppe till vänster. Välj Alla för att visa alla resurser samtidigt.

Om du hellre vill se alla bokningar i en lista kan du klicka på knappen Listvy uppe till vänster. Då kommer alla bokade tider istället att listas på rad där den näst kommande bokningen ligger överst.

Du kan enkelt hoppa till en annan vecka genom att ändra värdet i fältet Vecka uppe till vänster. Om du vill hoppa till en specifik dag så kan du välja den i fältet till höger med texten Välj datum. Då kommer du se schemat för den enskilda dagen som du valt. Du kan också välja en dag genom att klicka på datumet i månadskalendern till vänster.

Ett annat sätt att bläddra mellan veckor är att använda pil-ikonerna i mitten av vyn. Mellan konerna ser du vilken vecka du befinner dig på.

Om du använder dig av en liten skärm och vill se mer av kalendern kan du klicka på den blå knappen med kalender-ikonen i. Då kommer månadskalendern till vänster att döljas och bokningskalendern får mer utrymme.

Kalendervy för bokningar

Lägg till en ny bokning

För att lägga till en ny bokning i kalendern kan du klicka på knappen Skapa ny uppe till höger i vyn. Det dyker då upp ett formulär där du får fylla i information om den aktuella bokningen. Du kan också lägga till en bokning genom att klicka på en specifik tidpunkt i kalendern. Fördelen med det sistnämnde är att Startdatum och Starttid för bokningen kommer att sättas automatiskt utifrån var i kalendern du har klickat. Du får nu fylla i information om bokningen i formuläret som dyker upp. Vi går igenom respektive fält i formuläret nedan.

Tjänst

I fältet Tjänst väljer du den bokningsbara artikeln som du vill ska ligga till grund för bokningen. Om du har satt upp en nya bokningsbar artikel som vi beskrev i kapitlet Bokningsbara artiklar så ska denna artikeln gå att välja här. Notera att när du väljer en artikel i detta fält så hämtas nya värden in i de andra fälten. Dessa värden baseras på vad du angav när du skapade artikeln.

Antal

I fältet Antal väljer du antalet debiteringar som ska göras för denna bokning. Om detta t.ex. gäller en klipptid så är det såklart endast rimligt att ange ”1” detta fält. Om det istället gäller en hyra av tre cyklar så kan du ange ”3” i detta fält.

À-pris

I fältet À-pris hämtas styckpriset för själva artikeln in när du väljer en tjänst. Du kan uppdatera detta manuellt om du vill genom att skriva in ett nytt värde i fältet.

Total rabatt kr

I fältet Total rabatt kr kan du skriva in en summa för rabatt om du vill ge kunden rabatt på bokningen.

Totalt utpris inkl moms

I fältet Totalt utpris inkl moms står den totala kostnaden som kunden ska betala för bokningen.

Bokningsbar resurs

I fältet Bokningsbar resurs kan du välja vilken resurs som ska utföra bokningen. Notera att du här kan välja på alla resurser även om personen egentligen är exkluderad från just den här artikeln. Du som administratör har möjlighet att göra detta men kunder som bokar från bokningssidan kan bara boka resurser som är kopplade till specifika artiklar.

Startdatum, Starttid, Slutdatum och Sluttid

Dessa fält styr mellan vilka datum och tider en bokning varar. När du väljer en tjänst i fältet Tjänst kommer Startdatum och Slutdatum automatiskt att sättas till första tillgängliga tid. Slutdatum och Sluttid kommer sedan att sättas automatiskt baserat på artikelns Standardtid. Du kan sedan ändra dessa fält om du t.ex. vill sätta en annan starttid eller förlänga tiden för bokningen genom att flytta fram sluttiden.

Längd

I fältet Längd hämtas artikelns Standardtid in när du väljer en tjänst. Du kan ändra denna fritt om du vill. Notera att i samband med att du ändrar denna så uppdateras också Sluttid. Likaså om du uppdaterar fältet Sluttid så kommer fältet Längd att uppdateras.

Kundens namn, Kundens mobil och Kundens e-post

I fältet Kundens namn skriver du namnet på kunden som du vill boka in. Om kunden existerar i MoreFlo Apps sedan tidigare så kommer det att dyka upp ett förslag på kunder som du kan välja bland. Om du väljer en befintlig kund så kommer Kundens mobil, Kundens tel och Kundens e-post att hämtas automatiskt utifrån kundens tidigare sparade uppgifter. Om dessa uppgifter är felaktiga kan du ändra dem genom att skriva in ett nytt telefonnummer eller epost. De kommer då att ändras på kunden i samband med att du sparar bokningen. Om kunden inte finns sedan tidigare kan du skapa denne genom att ange helt nya uppgifter i fälten.

Notering från bokning

I fältet Notering från bokning kan du skriva specifika kommentarer eller information om bokningen som du vill att kunden ska se. Detta kommer att skickas med i SMS och mail till kunden.

Intern notering

I fältet Intern notering kan du skriva en egen kommentar eller anteckning om bokningen. Denna notering kommer inte att visas för kunden utan syns bara för dig som har tillgång till kalendern i MoreFlo Apps.

Skapa tidsbokning

Spara bokningen

När du har fyllt i all information kring bokningen kan du spara den genom att klicka på den gröna knappen med texten Spara. När bokningen har sparats kommer du att se den i kalendern på den dag och tid som du har bokat in.


Ändra eller ta bort en bokning

Om du vill ändra eller ta bort en befintlig bokning kan du göra detta genom att klicka på bokningen i kalendern. Då dyker formuläret upp igen innehållande all information om bokningen. Du kan nu ändra i fälten om du vill justera bokningen. Om du vill ta bort bokningen helt kan du klicka på den röda knappen med texten Ta bort. Tänk på att du behöver meddela på egen hand om du ändrar eller tar bort en bokning.


Bokningar gjorda av kunder

Även bokningar som gjorts av kunder i din bokningsmiljö kommer att dyka upp i kalendern i MoreFlo Apps. Du kan redigera och se mer info för en sådan bokning på samma sätt som för dina egna bokningar. Du klickar helt enkelt på bokningen i kalendern för att få fram all information kring bokningen.

Som vi nämnde tidigare i kapitlet Bokningsbara artiklar så kan du välja att en bokning måste bekräftas av dig som administratör innan den anses spikad. I detta fall kommer du se att bokningen är röd i kalendern och har ett frågetecken på sig. För att bekräfta en sådan bokning klickar du på den i kalendern och sedan på den blå knappen med texten Bekräfta och spara.

Vid bokningar som inte kräver bekräftelse får kunden ett SMS och ett mail med information om bokningen direkt efter att hen har bokat. Vid bokningar som kräver en bekräftelse skickas SMS och mail först när bokningen har bekräftats. Du som administratör får alltid ett mail när en ny bokning görs oavsett om den är bekräftad eller ej.

Bekräfta en bokning genom att klicka på “Bekräfta och spara”